اهمية طلب البضاعة في التحرير الاداري

التحرير الإداري وتقنياته
يعتبر التحرير الإداري من بينالمواضيع التي تهم الطالب بل وبالأخص الموظف الإداري التي تمكنه منالتراسل الإداري ,وسنتطرق في هذا المبحث إلى تقديم منهجية واضحة المعالملتحرير الرسالة الإدارية وذالك من خلال إبراز بعض الجوانب والتقنياتالمنهجية للتحرير الإداري سنفرغها في قالب متفرع إلى أربعة مطالب كالأتي :
مفهوم التحرير الإداري:
أولا : لغة : حرر يحرر تحرير أي كتب , وتحرير الكتاب وغيره تقويمه.
وتحرير الكتابة : إقامة حروفها وإصلاح السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة
هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير
ثانيا : اصطلاحا :
تعنيالإنشاء والكتابة , ويمكن تعريفه "مجموع الوثائق التي تحررها الإدارةبواسطة موظفيها , وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإداريةالأخرى , وكذالك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطرلها".
ولقد فضل المؤلف تسميتها بالمراسلات الإدارية لشموليتها إذتتناول بالدراسة الوثيقة الإدارية وكيفية معالجتها (طريقة الكتابة ) أماالتحرير فقد يقتصر على طريقة الكتابة والبراعة في عرض الموضوع من خلالترتيب أجزائه وإبراز نتائجه.
فالمراسلات الإدارية كونها من وسائلالاتصال المباشر لا يكمن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليوميةوالعصرية , ولقد أستخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التيتنقل الخبر وتعلم أو تبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف , بل وقبلظهور الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمة من التراسل والتواصل ولعل أهمالأمثلة الحمام الزاجل أو عن طريق الخيول التي يقودها فارس الذي يسافر منمنطقة إلى منطقة لإيصال الخبر ...
ولكن بتطور وسائل الاتصال والإعلامظهرت أنواع جديدة من الاتصالات ولعل أهمها الهواتف اللاسلكية والأعلامالآلي والانترنت وغيرها من وسائل الاتصال.
ثالثا : أهمية التحرير الإداري
مازالتالوثائق الإدارية المكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص وزنهاالكبير , نظرا لأهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت منالوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التيتتضمنها والتي يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات :
للمراسلاتالإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من بين الوسائل الغالبةوالجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية فيجب على مستعملها حسناستعمالها ,كما تعتبر من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيمإداري , نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بأي أمر , بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة في التعبير , كما أنهاتعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية( ).
2- أنها مادة عمل وميدان للتطبيق :
إنالإلمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من اجل التحرير السليم والتحكم فيالمضمون كما إن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقلالمعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها هو –المسؤول- فأهميتها العملية تشملكل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها ,فإذا كان كلاما بينهم متبادلابالكلمة يسمى اتصالا ,آما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة .
3 - أن لها دلالة مادية في الإثبات :
وذالكعلى أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة فيالإثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذيتكون فيه مطابقة للأصل( )
كما أنها تثبت هوية صاحبها وذالك من خلال الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة ...
4- تسيير الحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة بالإضافة إلى أنه بسيطالاستعمال , قليل التكاليف هل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة أداة سهلةللتواصل والتخاطب والتداول .
خصائص التحرير الإداري :
يتميز التحريرالإداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها مناحترام التسلسل الإداري (التدرج الرئاسي) وما يتعلق به كالتحلي بروحالمسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أنتتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أوالمراسلات .
وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها , وهذهالقواعد هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداريوتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس سواء من أعلى أو من أسفل على النحوالأتي :
1- احترام التسلسل الإداري : يقوم التنظيم الإداري في الدولةعلى أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذشكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونيةالأعلى يسود الأدنى ( ).
ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيدبها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلم الإداري,وذلكيعني أنك إذا واجهت رسالة إلى احد رؤسائك الأعْليْن ,فلابد من أن تطْلععليها رِؤسائك المباشرين للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعيالأمر ذلك , ويعبر عن ذلك على النحو الآتي ,في عنصر المرسل إليه( ) :
إلى السيد مدير التربية ,بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي , بوساطة السيد مدير التربية ...الأساسية نموذج رقم : 01
إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز , بوساطة مدير الموظفين , بوساطة رئيس مصلحة الوسائل العامة نموذج رقم 02
إلى السيد مدير المالية , بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة نموذج رقم :03
2- المسؤولية والحذر :إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري , ويقصد بهاهنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرهاهو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاطمؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيبالمدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ,فيحدث أن يتعدى هذا الأخير الصلاحيات المفوض فيها تفويض توقيع مكتوب أوغير مكتوب, فهنا يجب التمييز بين ما إذا كان الخطأ شخصيا و به تنعقدمسؤولية المفوض إليه على أساس الخطأ أو كان مصلحيا فتتحمله الإدارة .
وقدينتفي الخطأ الشخصي والمرفقي معا حين تطغى المصلحة العامة بضروراتهاومقتضياتها فهنا تكون المسؤولية على أساس نظرية المخاطر مما يدخل في موضوعالقانون الإداري.
وعليه فيجب مراعاة مبدأ المسؤولية عند التحرير ومنالتوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بل نستعملضمير المفرد دون ذكر الضمير
فأقول مثلا : يشرفني ...,أعلمكم ...,.قررت ....., لاحظت ..,الخ
بدلا من : يشرفنا .., نعلمكم ..., قررنا ..., لاحظنا .., ..الخ
وأماالحذر فهو الحيطة والتحفظ فحتى لا يتحمل المرؤوس المسؤولية يجب عليه أنيكون حذرا وبصيرا, فلا يغتر بنفسه بل عليه أن يترك الكلمة الأخيرة لمنبيده اتخاذ القرار وعليه أن يختار العبارات الخفيفة واللطيفة مع شيء منالتحفظ بدلا من إثباتات صريحة ويمكنه أن يستعمل العبارات التالية : يبدولي....في رأيي....يظهر مما سبق ...يتضح من ذلك...
3- واجب المحافظة على سر المهنة :
تدخلهذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككلوبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلايوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبريعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاءوثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيسه الإداري ( ).
مميزاتالأسلوب الإداري :إن استعمال الرسالة في الحياة المهنية اليومية أصبحالأمر شائعا ,لأنها وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية فالرسالة في واقعالأمر ما هي ألا مجموعة من المعلومات تأتي في شكل موضوعي وفق نظام محكم منالتمحيص والدقة وان تحرير الوثائق الإدارية بتعدد أنواعها واختلاف طبيعتهاتحتاج إلى الإلمام بقواعد الكتابة وتعابيرها أو بمعنى أخر سلامة الأسلوبوصحته ’وللأسلوب معنى آخر أعم وأشمل ’ إذ يقصد به الطريقة التي يستعملهاالمحرر في اختياره للمفردات تركيبها وترتيبها بالصيغ التي من خلالها ينقللغيره الفكرة أو الأفكار التي يريد التعبير عنها أو إبلاغها.
ونستخلص من هذا أن الأسلوب الإداري متميز عن الأساليب الأخرى كالأسلوب الأدبي
- الموضوعية :أن الإدارة العامة ليست شخصا عاديا يتصرف وفق مزاجه وهواه بل هي تنظيم جماعي بشري هادف .
أنوجود الإدارة العامة يعطي للمراسلة نوعا من الأهمية والجدية والمكانةويطبعها بالطابع الرسمي ,فالإدارة من خلال القيام بأعمالها المختلفة , تهدف إلى تحقيق المصلحة العامة ويجب أن يتجسد ذالك في كتاباتها ,وبعبارةموجزة على المحرر الابتعاد عن النزعة الفردية ويلتزم الحياد والعواطف .
وعليهيجب إبعاد العبارات التالية عن التحرير : يسرني .., في انتظار قراءتكم..., في انتظار ردكم..., يطيب لي أخاطبكم بصفتي مسئوولا ......الخ
ويفضل استعمال العبارات التالية : يشرفني ..., لي الشرف..., ألتمس ... , أرجو .., يأسفني....الخ.
2- الوضوح والبساطة :
حينيقوم المحرر بكتابة مراسلة إدارية ما يجب أن يضعه أمام عينيه الأشخاصالمخاطبين بها والذين يختلفون في مستوى إدراك مضمون ما كتب , وعليه أنيترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة على ضوء الكلام ,فلا نكتب كما نتكلم وذالك حتى يفهم المخاطبون بها محتواها فهما جيدا وحتىوعليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة على ضوءالكلام ,فلا نكتب كما نتكلم وذالك حتى يفهم المخاطبون بها محتواها فهماجيدا وحتى إنأجبرنا على استعمال مصطلحات قانونية أو فنية يجب الاختيارالأكثر بساطة والجاري العمل بها وفقا للقاعدة " خاطبو الناس على قدرعقولهم" وعليه دائما يجب طرح السؤال التالي : من أراسل ولمن أكتب وماذاأكتب ؟( )
كما يجب أن تكون مقنعة وذات استمالة وهذه الأدوات ينبغي أنتكيف على حسب الوضع الذي تتصل به , وعلى حسب المكانة الاقتصاديةوالاجتماعية للشخص المتلقي ,ولابد من مراعاة حسن استعمال القواعد المضبوطةالخاصة بتقديم البلاغ فهي تسهم إلى حد بعيد في جعله مقنعا ولتسهيل فهمالرسالة ينبغي الاهتمام بجانب الشكل والعرض ,مثل نوعية الكتابة من حيثوضوحها ومراعاتها لقواعد الصرف والنحو والبلاغة والإملاء وقواعد الترقيم .
ولعل ما يجعل أي بلاغ مكتوب أقدر على النفاذ وأعظم نجوعا هو التقيد بما يلي :
- يستحسن أن يكون نص البلاغ متألفا من ألفاظ سهلة ومتداولة وعبارات موجزة
- تجنب الألفاظ الغريبة والكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها.
- ينبغي تجنب الخيال مما قد يسبب لبسا في المعنى وغموضا فيه.
- كما يجب أن تكون لغة الرسالة الإدارية لغة سهلة مألوفة في مستوى لغة الصحفوالمجلات أو أرقى منها قليلا بمعنى أن المحرر الإداري اذ لم يكن مدعوا إلىتجويد معانيه وتنميق أساليبه فإنه مطالب بالتعبير بدقة عب البلاغ الذييرغب في إيصاله , وان يكون ملما بالمصطلحات الإدارية ذات المدلول الدقيق.
3- الإيجاز والدقة :
يقصدبالإيجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل مملولا تقصير مخل وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر الإمكان على أن تكون كاملةودالة هذا من جانب , ومن جانب أخر يجب أن تكون الكتابة معبرة بحيث لاتتضمن المراسلة ألفاظا يمكن أن تفهم منها عدة معاني موجهة لمفاهيم مختلفة , كما يجب تحاشي التكرار وعليه لا أقول:
- مراسلتكم لليوم الثاني من الشهر الماضي ..
- مراسلتكم للرابع أكتوبر من العام الحالي
بل أقول : مراسلتكم ليوم الثاني أكتوبر 1995 أو مراسلتكم بتاريخ 4 أكتوبر 1995 ( ).
كمايجب تجنب الإطناب والحشو لأنها من الصفات المرفوضة في الرسالة ذات الطابعالإداري , لذلك ينبغي أن يسوغ كل معنى وجوده فيها , فالإيجاز إذا هو الصفةالتي يجب أن يلتزم بها المحرر لكن الإيجاز المطلوب , لا ينبغي أن يصل إلىحد الإخلال بالمعنى .
بالإضافة إلى أن الرسالة يجب أن تنفرد بموضوعواحد , فإذا كان علينا ان نراسل جهة واحدة في مواضيع متعددة,فينبغي أفرادرسالة واحدة لكل موضوع ( ).
4- المجاملة :
تعتبر المجاملة كخاصية من خصائص الأسلوب الإداري شكلا من أشكال الاحترام ونجدها بكثرة في احترام السلم الإداري وهي مفهومان
أ- مفهوم عام وواسع : حين ترتبط بالمراسلة ككل ومثالها المراسلات الإدارية المصلحية
ب- مفهوم ضق : حين نربطها بصيغة الخاتمة التي يطلق عليها العبارة الأخلاقيةأو عبارة الاحترام اللباقة أو اللطافة , مثالها المراسلات الإدارية ذاتالطابع الشخصي .
ومهما كانت طبيعة المراسلة فيجب استعمال كلمات لطيفةومهذبة حتى نترك الأثر الطيب لدى المخاطب بها وذالك حتى في حالة رد سلبيكرفض طلب توظيف وفي مثل هذه الحالة نستعمل العبارات التالية :
يؤسفني ..., لا يمكنني في الحال ...,يبدو لي متعذرا الآن .., أرى انه ليس من الحكمة ..., يبدو لي من غير الملائم( )
بالنسبةإلى " يؤسفني " إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية , وأما إذا كانالخبر دون ذالك في السوء فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة مجاملة : لقد قررتمؤسستنا إيقاف استعانتنا بمصالحكم التقنية ..
أما إذا كانت الرسالةموجهة من أعلى إلى أسفل : كأن ترد من مدير إلى احد مستخدميه وفي هذهالحالة نستعمل عبارات بديلة مثل : يطيب لي , يسعدني
إذا كانت تحمل خبراسارا مثل ترقية المرسل إليه مثلا . ويستحسن أن تبدأ بدون العباراتالاستهلالية في الحالات الأخرى مثل : لقد تقرر تعيينكم عضوا في لجنةالتحقيق في قضية...
بالإضافة إلى وجود مميزات أخرى ونجيزها فيما يلي :
-التجرد: ليس ثمة مكان لكل الألفاظ وكل العبارات غير الموضوعية أو العامية أوالمبتذلة أو المثيرة للانفعال في الأسلوب الإداري, بل وحتى النسق الصوتييجب أن يتسم بالجدية والرسمية.
صيغ التحرير الإداري
جدر الإشارة إلىأن الأسلوب الإداري المستعمل في المراسلات الإدارية يتنوع بتنوع موضوعمستوى المحرر , غزارة أفكاره وكذالك الشخص المرسل إليه كما يتأثر بالمحيطالسياسي والاقتصادي والاجتماعي والثقافي السائد.
ويختلف أسلوب الكتابةحسب وجهة الإدارة فإذا كانت تسلطية وجدنا هذه الصيغ والتعابير في شكلأوامر وبالمقابل قد تكون الإدارة حيادية تعمل بموضوعية وتراعي الجانبالإنساني في علاقاتها وحتى من خلال مراسلاتها .
ويمكننا ترتيب هذه الصيغ التي تتنوع بتنوع الموضوع وبنيته , ثقافة المرسل وشخصية المرسل اليه يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- صيغ التقديم :
ويقصدبها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية و المستعملة من المحررعند الشروع في الكتابة ,هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون .
وهذهالعبارات تتجسد في كلمة : يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إمافي بداية أو وسط الرسالة ,وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى :
أ- صيغ التقديم بدون مرجع :
وتستعملفي مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة ومنالعبارات المستعملة : يشرفني أن أعلمكم / أن أطلب رأيكم / أن أرسل إليكم / أن أتعهد أليكم / آمركم / أرجو /أن أدعوكم
بعض العبارات المستعملة من الموظف المرؤوس :
يشرفني أن أحيطكم علما / يشرفني أن أعرض عليكم / يشرفني أن أقترح عليكم / يشرفني أن أقدم لكم / ألتمس
يشرفني أن أحيل عليكم / يشرفني أن أبعث إليكم./ أعترف...
ب- صيغ التقديم بمرجع :
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة و تذكر بالمرجع المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو الأتي :
- ردا على رسالتكم رقم..... .المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ .............. , يشرفني ......
- ردا على طلبكم المؤرخ في ....... والمتعلق بــ ......... , يشرفني أن.................
-بناء على ...... رقم ..... المؤرخ في .... والمتضمن ...... , يشرفني أن .....
2 - صيغ العرض والمناقشة :
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الأتي :
أ- الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذ قرارا من... / لاحظت أو ألاحظ .../ كان يجب عليك أو من الواجب عليك ..../ سأتخذ موقفا ما...
ب- الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس:
- أعتقد .../ أسمح لنفسي .../ ل أستطيع إلا.../ عليك بإفادتي بكل ../ يرجع لي أو أرى من صلاحياتي ...
جـ- بعض صيغ الترتيب :
أولا : ................., / ثانيا : ................,/ ثالثا : ................
من جهة ......../ من جهة أخرى ......../ وبتالي ....../ بصفة رئيسية ..../ بصفة ثانوية .........
- نظرا .../ وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن ....فإن ........, الخ من الصيغ .
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات :
ولابد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالأتي:
- تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ .........
- حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في …………. والمتعلقة ب………..( )
3- صيغ الخاتمة :
تختلفعبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه والعبارة المثلى التي تختمبها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يتبوأها المرسل إليه ويجب علىالمحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه .
وتختلف بحسب الحالات التالية : - نده إلى نده .
- من أعلى إلى أسفل .
- من أسفل إلى أعلى .
عبارات الاحترام
أرجو أن تتفضلوا سيدي, بقبول تحياتنا الخالصة
وتقبلوا سيدي , عبارة مشاعر التقدير
تفضلوا سيدي , بقبول التحيات السامية
من نده إلى نده
تقبلوا سيدي , ضمانات خالص الاعتبار
تقبلوا سيدي , عبارة مشاعرنا الطيبة .
تقبلوا تحياتنا الخالصة
من أعلى إلى أسفل (إداريا)
وتفضلوا سيدي , بقبول مشاعر الاحترام والوفاء .
وتفضلوا سيدي بقبول اخلص التحيات.
وتفضلوا سيدي , بقبول تحيات الاحترام
من أسفل إلى أعلى
أما بالنسبة إذا كانت المراسلة مع امرأة فيجب مراعاة مايلي :
إذا راسلت امرأة رجل : فلا ينبغي لها أن تضمّن عبارة الاحترام في رسالتها شيئا عن مشاعرها , فهذا ليس لائقا وأفضل
عبارة يمكن أن تختم بها رسالتها مثلا : تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير....
إذا راسل رجل امرأة : لا يجب أن تتضمن المشاعر بل يكتفي بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير .
أما إذا كانت بين امرأتين : ويكون التعبير كالأتي: مشاعر التقدير , مشاعر الوفاء .
أمّا بخصوص إلغاء التحيات الختامية:
فلقدجرت العادة في الكثير من الإدارات إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا , عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخلية بين الرؤساء والمرؤوسين , فإذا كتب احدالمرؤوسين إلى رئيسه في السلم الإداري , فإنه لا يختم رسالته بالتحياتالختامية المعهودة وكذالك الحال بالنسبة للرئيس.
وهذه العادة ل تخلّبعلاقات الاحترام التي تربط بين المستخدمين في المؤسسة الواحدة , ولا تحملفي طياتها أدنى قدر من التحقير , وإنمّا تقطع الطريق على الذين يرغبون فيالترقي عن طريق التملق والإفراط في المجاملة .( )
أنواع التحريرالإداري بعدما تعرضنا إلى تقنيات ومنهجية التحرير الإداري سنتطرق في هذاالمبحث إلى دراسة أنواعه التي تتنوع تبعا للمهمة التي تؤديها وسنعالجهاكالأتي :
1/ الرســـائل الإداريـة
ا-لرسائل الإدارية المرفقية
ا-الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي
2/التـقريـر
3/المـحضر
ا4/البـرقيات
الرسائلالإدارية :تعرف الرسالة الإدارية بأنها وثيقة رسمية محررة باسم الموقع إنكانت شخصية وباسم المرفق العام أو المؤسسة إن كانت إدارية ( )
وبمعنىآخر هي التي يبعث بها موظف في إدارة أو شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهةأخرى لأمور تخص العمل يطلب فيها مرسلها أمرا أو يرد على طلب أو يستفسر عنقضية ( )
أولا : الرسائل الإدارية المرفقية :
ويقصد بها تلك الرسالةالمتبادلة بين الأجهزة المركزية أو الأجهزة المركزية والهيئات المحلية أوبين مصالح إدارية تابعة لنفس الجهاز أو مستقلة ويتعلق موضوعها بتسييرالمرفق
أ) شكلياتها
تتطلب الوثائق الإدارية وعلى رأسها الرسائلالإدارية من ناحية التقديم جملة من البيانات الشكلية تميزها عن غيرها منحيث البيانات ذات الأهمية والثبات ويمكن تصنيفها فيما يلي:
- بيانات تدعم الطابع الرسمي للمراسلة ( الدمغة , الطابع ,.....)
- بيانات ضرورية لتأكيد وضع الوثيقة في إطارها التدرجي ( العنوان ثم الواسطة فالإمضاء )
- بيانات تساعد على تشخيص الوثيقة ( المكان , التاريخ , رقم الترتيب , ...)
- بيانات ضرفية تتمثل في المرفقات والنسخ المرسلة ضرفية استثنائية تتعلق بمحتوى الرسالة ( سري , سري جدا ....)
- أو سير الوثيقة البريدي ( مستعجل , مسجل مع الإشعار بالوصول....) .
وسنتطرق إلى هذه البيانات على النحو الأتي :
1- الدمغة :يقصد بها مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة ويكتب أعلى وسطالصفحة بخط مميز وهو الموقع المناسب لها وتكون أحيانا مصحوبة بشعار الدولةالذي يعكس فلسفتها وإيديولوجياتها ونجدها في المراسلات التي تصدر منالوزارة البلدية الولاية
مثال : الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية , الشعار: بالشعب وللشعب
2- الطابع :
ويسمىأيضا العنوان, يتكون من مجموع الكلمات المكتوبة التي تظهر في الزاويةاليمنى وفي أعلى الوثيقة الإدارية ومهام هذه الأخيرة توضيح الجهة الإداريةمصدر الوثيقة.
ويتكون من البيانات التالية : - اسم الوزارة , الولاية, البلدية , اسم المديرية ...
مثلا :
وزارة التربية
مديرية الإدارة و الوسائل المدرسة الوطنية للإدارة
المديرية الفرعية للموظفين مديرية الدراسات
مكتب المدرسين مكتب الجذع المشترك
3- رقم الترتيب :
ويسمى برقم القيد أو رقم الإرسال ويتكون من رقم التسجيل الذي يتبع برموز معينة وقد يختم بالسنة ويتخذ عدة صور منها :
- رقم التسجيل متبوعا بالأحرف الأولى لمن حرر المراسلة ثم الأحرف لمن رقنها وتضاف إليه السنة
مثلا :
20/ش.ن/ع.إ/ 95 20 : الرقم الذي أعطى للمراسلة وكتب في السجل الصادر
ش.ن : شريف نورة المحرر
ع.أ عمر أحمد الكاتب على الآلة الراقنة
إن هذه الطريقة تسمح بتقييم عمل المحرر والراقن خلال مدة معينة
- أو رقم التسجيل متبوعا بالأحرف الأولى للجهة الإدارية الرئيسية متبوعابالأحرف الأولى للمصلحة التي حررت المراسلة وقد يختم بالسنة .
مثلا : 20/م,و,أ / م د /95
م,و,أ المدرسة الوطنية للإدارة
م,د: مديرية الدراسات
إن هذه الطريقة أكثر استعمالا ومن الأحسن ترتيبها بحسب تدرجها السلمي من أعلى إلى أسفل
بقيأن نشير إلى انه يكتفي برقم التسجيل في المرسلات الصادرة من السلطةالمشرفة على مجموعة المصالح ( رئاسة, وزارة, ولاية, بلدية...) وذلك مع ذكررموز الراقن أو دون ذكرها.
مثلا :
وزارة التربية وزارة التربية
الوزير أو الوزير
20/ و, ت رقم القيد 20/ و,ت/ م,ن
4- المكان والتاريخ:
- موقعه : يجد التاريخ مكانه في الأعلى وفي الزاوية اليسرى من المراسلة علىأن يأتي قليلا تحت الدمغة وفي مستوى أول مع بيان للطابع ويسبق التاريخدائما بمكان إصدار المراسلة (كتابة اسم المدينة كاملا )
- أهميته : وتظهر في معرفة مدى سير العمل الإداري , مكان صدور الوثيقة ويعتد به في حساب بعض المدد لإجراء التظلمات .
- كتابته : وفي هذا المناط يجب أن نلتزم الدقة فلا يجوز كتابة مثل هذه العبارات :
في هذا اليوم 07 اكتوبر 2004 أو في 7 من الشهر الحالي أو في 7 أكتوبر من العام الحالي.
والأصح هو : الجزائر في 7 أكتوبر 2004 /// وهران 14 أكتوبر 2005
5- عنوان الرسالة ( المرسل والمرسل إليه )
موقعه : نجد بيان المرسل والمرسل إليه في الرسائل الإدارية المصلحية مرتبا تحتالتاريخ في أعلى الوثيقة وعلى اليسار مع دخول إلى الوسط
ويجب أن نكتبوظيفة المرسل مجردة من أية صفة أخرى أما المرسل إليه فنضيف إليه كلمةالسيد مجاملة ولو كانت المراسلة نازلة و كاملة ( إلى السيد )
مثلا :
مدير المدرسة الوطنية للإدارة أو وزير التعليم العالي
إلى السيد رئيس جامعة الجزائر إلى السيد مدير المدرسة الوطنية للإدارة
هذا ولا يجب ألا ننسى الطريق الذي تمر به رسالتنا الإدارية وفي هذه الحالة يجب ان نستعمل العبارة بواسطة أو تحت إشراف
مثلا :
مفتش التربية والتعليم الأساسي
إلى السيد وزير التربية الوطنية
تحت إشراف السيد مدير التربية لولاية قسنطينة
وتجدر الإشارة إلى انه عندما يحمل الطابع صفة الرئيس الإداري الأعلى فلا داعي لكتابة المرسل في العنوان تحاشيا للتكرار .
مثلا :
المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في :...........
المدير إلى السيد وزير التعليم العالي
6- الموضوع :
يجسد الموضوع محتوى الرسالة باختصار ويرتب تحت الطابع ورقم الترتيب وقد يوجد في وسط الوثيقة وتحت المرسل إليه
مثلا : الموضوع : تسوية الوضعية الإدارية للسيد .....
أو : تزويد المدرسة بـ .......
7- المرجع :
وهو ذالك السند الإداري (مراسلة سابقة) أو القانوني ( نص قانوني, قرار إداري )
ويمكن ان نعتمد حتى على زيارة عمل أو مكالمة هاتفية وعامل الثقة هنا مهم .
وتظهرأهمية ذكر المرجع في إعطاء أهمية أكبر للموضوع المطروح , تسهيل عمليةالبحث عن ملف القضية المعروضة وتوفير الوقت للإجابة عن المراسلة .
مثلا : المرجع :
المرسوم التنفيذي رقم ...... بتاريخ ...
مراسلتكم رقم ....... بتاريخ .........
أو مكالمتكم الهاتفية بتاريخ .............
8- المرفقات أو المستندات :
المستندات : وهي عبارة عن وثائق إدارية , قانونية أو قضائية نرفقها بالمراسلة التيحررناها لتدعيم ما كتبناه وتبريره وهي من البيانات الضرفية ، أما المرفقاتفيذكر عددها وطبيعتها
مثلا : المرفقات : ملف 05 وثائق .
تقرير من 05 صفحات.
3 شهادات علمية.
- صلب الرسالة :
يرتبطهذا البيان بالموضوع أكثر يدل على اسمه " طلب الرسالة " ولقد أدرج هناللمكانة التي يحتلها ,إذ يشغل حيزا كبيرا كما أن إعداد النص ذاته تحكمهمنهجية معينة تتمثل في إعداد خطة مكونة من مقدمة أجزاء ثم نتيجة واضحة .
إندراسة صلب الموضوع مرتبطة بدراسة تقنيات التحرير التي تحكمها قواعد معينةمن بينها الالتزام بخصائص وصيغ التحرير الإداري التي سبق التطرق إليها ثممراعاة العناصر التالية :
- دراسة الوثيقة بمعنى الإحاطة بموضوع الرسالة وذالك من خلال القراءة المتأنية والمتمعنة لإدراك مقاصد الوثيقة
- جمع الأفكار ترتيبها تحريرها إعادة تصحيح الأخطاء فيها
- وضع خطة : أن الخطة هي تصميم للموضوع وهي عمل أساسي مع الملاحظ بأن ليسهناك رسالة نموذجية باعتبار أن طبيعة الموضوع تختلف باختلاف القضيةالمعالجة وكذا طريقة الكتابة التي تتأثر بمستوى المحرر الثقافي .
وتتكون الخطة من العناصر المعروفة والمتمثلة في :
‌أ- التمهيد: هو مدخل للموضوع ونقدم من خلاله المطلب الأساسي أو الفقرةالمطروحة بصفة موجزة إذ به نهيئ المخاطب بموضوع المراسلة وقد يكون مصحوبابمرجع أو دون مرجع ود تم الإشارة إليه في صيغ التحرير .
‌ب- الموضوع:
ويتعرضفيه المحرر للمسألة المطروحة بصفة تحليلية , وذلك بذكر عناصرها الأساسيةوإذا كان النص طويلا فيجب مراعاة مايلي: أن الترتيب يكون حسب الأهميةفنبدأ بأقلها قيمة إلى أقواها حجة وحتى تكون فقرات النص مترابطة يستحسناستعمال أدوات الربط وقد سبقت الإشارة إليه في صيغ التحرير الإداري .
‌ج- الخاتمة:
لا يقصد بها عبارة المجاملة بل نعني بها العبارة التي تنتهي بها المراسلة والتي قد تكون في شكل أمر أو شكل طلب والتماس
10- النسخ والمراسلة :
وقدنستعمل " نسخة موجهة إلى ..". " نسخة إلى ..." وتذكر غالبا في أسفلالرسالة وعلى اليمين وهي نسخ طبق الأصل للمراسلة الرسمية وتكون لها حجةالإثبات متى كانت مطابقة للأصل وهي من البيانات الظرفية وترسل الى منيعنيهم موضوعها ,إعلاما, تبليغا.
مثلا : النسخ المرسلة
- نسخة من رئيس جامعة الجزائر ( للإعلام )
- نسخة إلى مصلحة الموظفين ( للترتيب )
- نسخة إلى المعني ( للتبليغ )
11- الإمضاء :
حيثنجد المفوض أي المسؤول عن الرسالة من حيث النوعية إن وجد , ثم صفة الممضيوأخيرا التوقيع الذي يضعه صاحب السلطة أو الاختصاص فوق محرر ما باسمهوبشكلية معينة وثابتة وذلك لتأكيد صحة الوثيقة المكتوبة , صدقها وليتحملمسؤوليتها.
تأسيسا على هذا التعريف يمكن ترتيب أهميته في التالي :
- الإمضاء يعطي للوثيقة المصداقية والرسمية .
- يحدد مسؤولية الممضي
- يمثل علامة مجاملة بالنسبة للمرسل إليه
و الإمضاء يصدر من سلطة إدارية مختصة أصلا أو ممن يفوض لهم قانونا وهذا عنصر أساسي في الوثيقة الإدارية
إمضاء صاحب الاختصاص : وزير التربية الوطنية مدير المدرسة الوطنية للدارة
بوبكر بن بوزيد حسين شرشبيل
المفوض عن :
ع / مدير المدرسة
وبتفويض منه
مدير الدراسات
سليم مراد
هناك صور أخرى للرسالة الإدارية المرفقية منها :
- رسالة التذكير :
رسالةموضوعها دعوة المرسل إليه للإجابة عن رسالة كان من المفروض أن يحررها فيمدة معقولة ولكنه لم يفعل وتأخر في الرد , يمتاز هذا النوع من الرسائلبالصرامة إن كانت نازلة وتحمل إشارة " رسالة تذكير " تحت الطابع
- رسالة الإنذار والإعذار:
وهيالتي تبعثها الإدارة إلى شخص طبيعي أو معنوي لتنذره بكونه مدينا في تنفيذالتزاماته العقدية , هذا النوع من الرسائل يكيف على انه إداري مرفقي لانموضوعها يتعلق بتسيير المرفق
- رسالة التحويل :
هي رسالة إدارية موضوعها تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى مصلحة ما , قد يكون هذا التحويل نهائيا أو للإطلاع ثم الرد ( ) .
نموذج عن الرسالة الإدارية المرفقية :
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في 22 نوفمبر 9951
المدير إلى السيد وزير التعليم العالي
الرقم 312 / م.و.إ / ح.ر/95 ( مديرية الموظفين )
الموضوع : الإحالة إلى التقاعد
يشرفنيأن أحيط علم سيادتكم بأنني تسلمت بعض الطلبات من الموظفين يعملون بالمدرسةالوطنية للإدارة , يستفسرون عن إمكانية إدخال سنوات الخدمة المؤداة فيحسبان معاشيهم بعد بلوغهم سن التقاعد , وبالمقابل إمكانية ستراد نسبةالاشتراك المقتطع من مرتباتهم في حالة استمرارهم في العمل لحاجة الإدارةإليهم .
أرجو أن تزودوني بالمعلومات المتعلقة بالموضوع لتبليغها لهم.
مدير المدرسة الوطنية للإدارة
علي ياسين